Capitulo 8

“Presentaciones Exitosas”
Basado en el libro "Presenting Yourself"

PARTE 8
Contenido del capitulo

Este capitulo presente sugerencias sobre como una eficaz promoción le permitirá obtener los mayores beneficios del tiempo y esfuerzo que dedica a la preparación de una presentación. En el capitulo se describe como realizar la promoción para los siguientes tipos de públicos y presentaciones:

Cada situación plantea diferentes requerimientos en cuanto a su promoción.

¿Recuerdan a Ron Hoff, el publicista que presentamos en el Capitulo 1? El acepto una invitación para dar una presentación, preparo sus materiales, viajo desde la ciudad de Nueva York hasta el lugar del evento y finalmente descubrió que, con toda su inversión de tiempo, energía y dinero, solamente había logrado reunir un público de cinco personas.

Hoff considero que su presentación había todo un fracaso, pero no causa suya. Por el contrario, decidió que había sido un fracaso ocasionado por una deficiente promoción. Muy poco se había hecho para generar emoción y entusiasmo por la presentación del Sr. Hoff. Como resultado, la asistencia fue decepcionante y el publicista sintió que había perdido su tiempo.

Como diseñar la promoción correcta

Si Ud. No desea vivir una experiencia de desilusión similar a la descrita, entonces debe tomarse el tiempo necesario para promocionar su presentación o contratar a quien se encargara de hacerlo. Enfrente la realidad. A menos que Ud. Sea una celebridad con un gran numero de seguidores, es probable que el publico en general no se encuentre ansioso por escucharlo. Es necesario que Ud. Estimule el interés en una persona y las ideas que desea transmitir. Ud. Debe convencer a las personas para que asistan a su presentación, debe llamar su atención, persuadirlos de que vale la pena dedicar algo de tiempo, y quizás de dinero, a escuchar lo que Ud. Tiene que decir.

Muchos presentadores sin experiencia descuidan este aspecto de su preparación al concentrarse en el guión, el material de apoyo visual y los equipos. Sus pensamientos se centran en si mismos, sus problemas y los innumerables detalles que deben tomarse en cuenta antes de aparecer frente a un publico. En momentos como estos, la promoción parece una preocupación de importancia periférica. Sin embargo, no es así. Sin un público interesado y ansioso de escucharnos, la preparación del texto, los materiales audiovisuales y la planificación pueden acabar siendo otro ejemplo más de futilidad. Ni siquiera la presentación más impactante podrá emocionar a una sala vacía.

La cantidad de promoción necesaria para construir un público depende, en su mayor parte, del tipo de presentación.

Una presentación ante el personal de una organización usualmente requiere poco más que un memo enviado a los gerentes o supervisores para explicar la finalidad y lugar de la presentación, otra manera de lograr la asistencia del personal es mediante el uso de afiches, ubicados en carteleras y destaquen el objetivo de la presentación.

Es por ello que una promoción puede ser tan simple como un memo o tan compleja como toda una campaña publicitaria.

Una demostración de ventas antes posibles clientes puede ser promocionada de diferentes formas. Las mas sencilla de ellas, y usualmente la mas eficiente, consiste en una invitación personal realizada durante una visita previa. Se puede enviar una carta posterior a fin de generar aun mayor interés en la presentación. Ud. también puede utilizar una carta, o varias de ellas, para complementar la invitación inicial. Esta es una táctica promocional muy eficaz cuando la presentación esta dirigida a una clase de clientes más que a un cliente especifico. Por supuesto, la carta (o cartas) utilizada en este tipo de promoción debe contener ciertos “ganchos” y atractivos eficaces, así como información sobre el memento y el lugar.

Las presentaciones más complejas, tales como reuniones de ventas con distribuidores, usualmente requieren una promoción más amplia. Los distribuidores, después de todo, no tienen por que acudir a las presentaciones. De hecho, su presentación pudiera interrumpir otros compromisos o prioridades en sus cronogramas de trabajo. En situaciones como esta, Ud. debe realizar su mejor esfuerzo para atraer a esas personas y convencerlas de que el mensaje que Ud. desea transmitir no solamente es algo que ellos realmente desean escuchar sino que también debe dejar en claro, de manera aun mas enfática, que es una oportunidad que no deben perder.

Para lograrlo, Ud. deberá utilizar técnicas de promoción de alto impacto, tales como las campañas denominadas “de intriga”, que consisten en notas que generan suspenso pero que la mismo tiempo informan, desarrolladas para estimular el interés y curiosidad hacia la presentación. A fin de que este tipo de campaña realmente pueda contribuir a construir un público para la presentación, solicite el apoyo del departamento de publicidad de su organización, o una agencia especializada en actividades para la promoción de ventas.

Nunca deje la promoción de su presentación al azar. Utilice la ayuda de un profesional para organizar la publicidad necesaria.

 Usualmente se realiza una amplia actividad promocional en el caso de talleres y ponencias dirigidas a un público diferente del personal de nuestra propia organización, pero esta promoción es usualmente de los tipos más tradicionales. Por ejemplo, se preparan folletos con el contenido y la fecha de la presentación y los mismos se envían por correo a personas que hayan demostrado interés en el tema. Además, se pueden enviar comunicados de prensa a revistas o boletines especializados, dirigidos a grupos clave de público. Si es necesario, se pueden utilizar anuncios para la promoción de la presentación en estas publicaciones.

Las presentaciones de conferencias importantes pueden requerir publicidad y campañas promociónales a gran escala y bien organizadas, cuya planificación y dirección se encuentra usualmente a cargo de los departamentos de raciones públicas. Se pueden utilizar muchos tipos diferentes de promoción: comunicados de prensa que indiquen el tema, hora y lugar de la presentación, además de detalles biográficos del presentador: invitaciones para representantes clave de los medios impresos y personas influyentes que puedan estar interesadas en le tema, además de entrevistas de prensa con el presentador, de ser necesario.

Luego de la presentación, se puede entregar un comunicado de prensa resumido, donde se destaquen los aspectos principales de la presentación.

Un esfuerzo de tal magnitud requiere, por supuesto, la participación de expertos en publicidad y promoción. Como ya menciono, estos expertos suelen encontrarse en los departamentos de relaciones públicas y promoción de ventas, o las agencias especializadas. Además, si Ud. pertenece a una organización grande, puede obtener apoyo del portavoz oficial de la misma. Las personas a cargo de estas operaciones pueden gestionar, preparar y promocionar presentaciones y le ahorraran horas de trabajo.

Como ocuparse personalmente de la promoción

Si Ud. debe ocuparse personalmente de la promoción, su mejor enfoque consistirá en comenzar poco a poco. Una invitación sencilla pero claramente informativa, o un comunicado de prensa, pudiera ser todo lo que Ud. necesita.

Si Ud. requiere de una promoción más amplia, entonces puede adaptar las ideas utilizadas por otros en presentaciones similares. Revistas tales como Sales Promotion y AVC Presentation incluyen periódicamente artículos sobre técnicas para la promoción de presentaciones de todo tipo.

Un principio guía fundamental, en el caso de que Ud. mismo deba encargarse de la promoción, es el siguiente: nunca confunda el empaque con el producto. Esto significa que debe concentrar sus esfuerzos promociónales en los beneficios que esta ofreciendo, no en los detalles de la presentación. El público no asiste a una presentación porque la misma consista en un guión de 20 minutos, con 4.000 láminas y 20 proyectores, todos en una presentación multimedia controlada por el nuevo programador Golly-C. Solamente los fanáticos “duros” de la tecnología y los equipos se sentirán atraídos por datos como esos.

Por otra parte, la gente si desea saber en que medida, les puede interesar la presentación, Ud. debe atraer su atención prometiendo suministrar información, un producto, candidato o idea novedosa que cambiara sus vidas para mejor. ¿Piensa Ud. hablar de un vehiculo que reduce drásticamente el costo del combustible? ¿Explicar técnicas para vender productos de forma más eficaz? ¿Enseñar estrategias para proteger inversiones? ¿Indicar formas más eficientes de ensamblar un producto? Cualquiera que sea el objetivo que promete su presentación, asegúrese de que la promoción lo destaque claramente.

Al promocionar su presentación, siga el consejo de una antigua máxima promocional: “Vender el aroma, no la chuleta”. Es decir, traducido al lenguaje de su preparación: “promocionar los beneficios para el publico, no la presentación en si”.

Resumen

Recuerde que la cantidad de promoción requerida para construir un público depende del tipo de presentación.

• Una presentación breve requiere ante un grupo de empleados de la organización no requiere mas que un memo explicando su objetivo, fecha, hora y lugar.
• La promoción de una demostración de ventas puede consistir en una invitación personal o una carta.
• Las presentaciones ante un mayor publico, como durante un reunión de ventas con los distribuidores, pueden requerir el uso de técnicas promociónales de lato impacto a fin de atraer el interés y la curiosidad hacia la presentación
• La promoción de talleres y ponencia puede consistir en folletos, comunicados de prensa o anuncios en boletines o revistas especializadas.
• Las presentaciones para conferencias más grandes generalmente requieren campañas publicitarias a gran escala.
  
  En sus actividades promociónales, asegúrese de destacar los beneficios de la presentación.