Capitulo 6

“Presentaciones Exitosas”
Basado en el libro "Presenting Yourself"

PARTE 6
LO QUE ESPERA LA AUDIENCIA

La disposición mental de la audiencia antes y durante la presentación juega un papel fundamental en el rechazo o la aceptación del mensaje, de manera que, asegurar que el ambiente y las circunstancias alrededor de la presentación creen una atmósfera de confort y relajación es un detalle que no se puede descuidar.

Establecer las condiciones ideales para recibir a la audiencia requiere la consideración de tres factores críticos:

• Ubicación
• Temperatura
• Acústica
• Cortesía

Ubicación

Podemos planificar patrones de ubicación efectivos siguiendo estas sencillas recomendaciones:

a.- Delinear el área efectiva de visión
Sin importar donde se realice la presentación el sitio siempre va a albergar “áreas muertas” (secciones del salón desde las cuáles es difícil ver la presentación claramente) el secreto radica en conocer y evitar ubicar a los asistentes en dichas áreas.

Si se desea planificar la ubicación de manera más precisa la siguiente fórmula es útil para levantar un diagrama:

Para conocer el ángulo de visión se debe medir desde cada lado de la pantalla, hacia adentro, el equivalente a un tercio del ancho de la misma, y desde cada uno de estos puntos, se trazan líneas hacia las paredes laterales del recinto formando un ángulo de 50° con respecto al plano de la pantalla.
Para conocer la distancia a la cual se debe colocar la primera fila de espectadores se multiplica la altura de la pantalla por 2 y para calcular la distancia a la cual colocar la última fila se multiplica la altura de la pantalla por 8.
De esta manera, se puede dibujar un diagrama del “área efectiva de visión” sobre un mapa de la planta del recinto donde se planifica realizar la presentación.

b.- Otórguele suficiente espacio a los asistentes
En general se calculan 1,5 - 1,8 m2 por cada invitado si se trata de un auditorio (esto incluye asientos y caminerías), pero si se trata de una sala de conferencias o de un salón de clase se calculan 2,5 - 3 m2 (incluye asientos, caminerías y mesas o pupitres).

Control de Temperatura

El sentido común es la mejor guía en este particular, pero lo esencial es que la audiencia no debe sentir ni mucho frío, ni calor. Por supuesto que encontrar esa temperatura en la que todo el mundo se siente cómodo puede llegar a tomar algo de práctica, un consejo practico es colocar el termostato solo unos pocos grados por encima de lo normal, ya que los grupos grandes de personas siempre generan algo de calor.
Un factor adicional a considerar es una adecuada ventilación de la sala.

Acustica

Generalmente no representa ningún problema, pero un factor a considerar es evitar la posibilidad de ruidos externos que puedan distraer la atención de la audiencia.

Se espera que usted sea cortes

Cumplir con esto es sumamente sencillo si considera estos tres consejos:

1. Comience a tiempo y tenga todo preparado.
Las personas con agendas apretadas lo agradecerán, y además, observar a un presentador dando tumbos con cables y proyectores a última hora es algo que denota una preparación insuficiente y esto predispone a la audiencia.

2. Apéguese a los tiempos pautados.
Si toma demasiado tiempo para su presentación, arriesga el cumplimiento de sus objetivos puesto que los minutos finales son críticos, mas aún, si la audiencia se desespera y comienza a observar el reloj y a retorcerse en sus asientos.

3. Mantenga la presentación dentro de los límites de confort, tanto físicos como psicológicos, de la audiencia.

Existen límites con relación al tiempo que una audiencia espera para que el presentador concrete el punto. Estos límites están fuertemente influenciados por los patrones televisivos, dado que nos hemos condicionado a recibir información en bloques de 10 a 15 minutos y a recibir descansos (comerciales) entre bloque y bloque. De tal manera que, cuando considere realizar una presentación con una duración superior a los 30 minutos, necesitará varios cambios de ritmos para poder mantener la atención de la audiencia.

Existen varias formas de lograr esto:

• Cada cierto tiempo (bloque) intercambie los formatos
SOLO VERBAL - SECUENCIAS DE DIAPOSITIVAS – VIDEO.
• Use para la misma presentación mas de un presentador e intercambielos constantemente.