Capitulo 2

“Presentaciones Exitosas”
Basado en el libro "Presenting Yourself"

PARTE 2
TIPOS DE PRESENTACION

1. Presentaciones de Ventas Persona a Persona o a pequeños grupos:

Objetivo: Convencer a un individuo a comprar un producto, servicio o idea.
Audiencia: Un comprador potencial o pequeño grupo de personas que interviene en la decisión de compra. Son compradores profesionales acostumbrados a evaluar los productos y propuestas de un largo número de vendedores.
Motivación de la audiencia: Quieren tener la información necesaria para hace decisiones prudentes de compra. La presentación debe contener precios, características, beneficios y alguna otra información pertinente de una forma lógica y concisa.
Lugar: Este tipo de presentaciones se lleva a cabo en la oficina del comprador o en una pequeña sala de conferencias. La mayoría de las veces la sala no está equipada audiovisualmente.
Preparación: Hacer una presentación completa en sí misma. Comenzar con la presentación del orador y de la empresa a los miembros del grupo. Seguidamente se puede mostrar la porción audiovisual con el contenido de las características y precios del bien o servicio y completar hablando de cómo puede ayudar a solventar el problema o situación que lleva a la compra. La presentación debe ser fluida, ya que es una presentación bastante informal y si sonara algo “mecánica” la audiencia se apagaría de inmediato.
Medios: Presentaciones en powerpoint o cualquier otro asistente de oficina. Con los tips más importantes.
Equipos: Equipos portátiles de computación y proyección (hasta 4 Kg. máximo) y de escritura (rotafolios plegables), pantalla de proyección portátil..
Duración: Los miembros de este tipo de audiencia están presionados por el tiempo, estas presentaciones deben ser sumamente cortas: de 5 a 10 minutos máximo. Si Ud. piensa extenderse más de ese tiempo debe avisar a los miembros con anticipación y tener una buena razón para ello.

2. Presentaciones de Ventas: Compra puntual:

Objetivo: Atraer la atención de los consumidores a comprar el producto que está siendo demostrado y enfatizando sus ventajas.
Audiencia: Compradores potenciales caminando en una tienda o centro de compras. La presentación está diseñada para Motivación de la audiencia: están usualmente asociadas con el deseo de compra de los consumidores: incrementar su nivel de salud, tiempo, popularidad, éxito, prestigio, ocio, confort, seguridad.
Lugar: Usualmente este tipo de presentaciones se lleva a cabo en un área de ventas al detal. Frecuentemente, el área de demostración es el punto focal de un largo despliegue de productos. En algunos casos, un vendedor es parte integral de la presentación. Preparación: Lo ideal para realizar este tipo de presentaciones es utilizar una presentación muy corta con equipos portátiles de computación, proyección o escritura.
Medios: Video en cassete de VHS, CD o DVD que ejemplarice una situación en la que el producto no sólo es de utilidad sino que además supere las expectativas de los consumidores.
Equipos: Si la presentación no debe quedar fija mucho tiempo, convendría instalar una pantalla de alta resolución (Monitor de plasma, Videowall) que presentara de manera espectacular el video. De lo contrario, la proyección de un buen material reproducido a través de DVD Player o VHS con un proyector de video multimedia en una pantalla especial de proyección de trípode estaría bien.
Duración: Si logramos captar la atención de los compradores, no debemos retenerlos mucho tiempo. Los más profesionales, dedicando tiempo y esfuerzo a la preparación logran convencer en 1 a 3 minutos.

3. Reuniones en Salas de Conferencia:

Objetivo: Comunicar información de importancia para toda una organización. Audiencia: Está limitada a directores, gerentes, es decir personal de alto nivel de la empresa.
Motivación de la audiencia: recibir información importante sobre la empresa, bien sea para transmitirla a cada uno de los subordinados, para determinar el grado de participación y responsabilidad en los planes.
Lugar: Salas De Reuniones o en la Oficina del Director Principal.
Preparación: Utilizar un buen discurso bien convincente ejemplificado y soportado por excelentes graficas o imágenes.
Medios: Gráficos de barra, tortas, tabla de resultados son por lo general el material más utilizado en este tipo de reuniones que serán llevados en disquete, ZIP, o CD.
Equipos: Es común a este nivel jerárquico llevar un laptop para instalarlo a un proyector de video y enfocado en una pantalla eléctrica (estos últimos instalados en la Sala de Reuniones). Recomendamos la utilización de la pizarra electrónica mimio que permite que las anotaciones realizadas por el orador o por cualquier miembro de la reunión en una pizarra acrílica o rotafolio sean proyectadas en pantalla, guardarlas en el computador , editadas y hasta imprimirlas: Y es un equipo sumamente portátil.
Duración: Es difícil precisar la duración exacta en este tipo de presentaciones. Sin embargo, de 10 a 30 minutos será suficiente si la presentación está bien diseñada.

4. Grandes Reuniones de Ventas:

Objetivo: Comunicar a la audiencia sobre nuevas líneas de productos, precios, planes o estrategias.
Audiencia: Numerosos grupos de Vendedores, Representantes de Ventas, Coordinadores de Zona o Regionales.
Motivación de la audiencia: Obtener toda la información necesaria para lograr sus metas de ventas.
Lugar: Teatros, Hoteles, o Centros de Convenciones especialmente diseñados para albergar a un número importante de personas con todas las comodidades necesarias
Preparación: La transmisión de la información debe ser de manera impactante y motivadora..
Medios: Presentaciones en PowerPoint, estadísticas, gráficos, muestras de productos.
Equipos: Por lo general las Salas de Convenciones contienen todo el equipamiento audiovisual necesario: Pantallas de Proyección, Proyector de video Multimedia, Reproductor de VHS y DVD, Sonido (cornetas, micrófonos, consolas, amplificadores), distribuidores o suicheras de video para enrutar las salidas de video y sonido. Recomendamos el presentador visual o proyector de opacos para demostraciones de productos.
Duración: De 30 a 45 minutos por orador.

5. Talleres:

Objetivo: Impartir conocimientos o habilidades para realizar un trabajo más eficiente.
Audiencia: Personas que requieren entrenamiento o información.
Motivación de la audiencia: Por lo general los asistentes a un taller están altamente motivados a participar y escuchar al orador o ponente.
Lugar: Salones de clases, laboratorios.
Preparación: La mayoría de los entrenadores de talleres, dedican gran esmero y tiempo en la preparación del material tanto escrito como audiovisual.
Medios: No existen limitaciones en cuanto a las herramientas que se utilizan en un taller. Todo dependerá del tipo o especialización del entrenamiento. Las más comunes presentaciones en PowerPoint, Transparencias, Videos, Películas.
Equipos: Por lo general encontramos: computadores, equipos de VHS, DVD, Rota folio, Videoproyectores, Retroproyectores.
Duración: Los talleres pueden durar un día entero o a veces varios días.

6. Exhibiciones

Objetivo: Presentar con gran impacto productos y servicios y toda la información necesaria. También se utilizan para reafirmar la imagen corporativa de una empresa.
Audiencia: En las grandes exposiciones pueden encontrarse un numero heterogéneo de personas, dependiendo del grado de especificación del evento: Por ejemplo, tecnología, construcción, medicina, etc.
Motivación de la audiencia: Actualización o información para la compra del mejor producto en su estilo.
Lugar: Grandes centros de exhibiciones, Centros de Convenciones..
Preparación: Este tipo de presentaciones requieren meses y algunas veces años de preparación. No-solo por el material audiovisual sino por la infraestructura y estética del stand o lugar de exhibición que deberá ser amplio y contar con las comodidades suficientes para que los interesados tomen toda la información que necesiten.
Medios: Videos de gran resolución proyectados en DVD o VHS
Equipos: Los video walls, monitores de plasma, pantallas gigantes de proyección con proyectores instalados a techo, Logos de la empresa iluminando un área de la exhibición.
Duración: Las exhibiciones pueden durar días. Sin embargo el show o presentación completa debe mostrarse en un máximo de 3 minutos.

7. Reuniones de Audiencia masiva:

Objetivo: Impartir conocimientos o habilidades para realizar un trabajo mas eficiente.
Audiencia: Personas que requieren entrenamiento o información.
Motivación de la audiencia: Por lo general los asistentes están altamente motivados a participar y escuchar a los oradores o ponentes que por lo general son invitados internacionales.
Lugar: Centro de Convenciones, Hoteles, Teatros.
Preparación: Por lo general los invitados a realizar las ponencias llevan consigo la presentación ya elaborada.
Medios: Disquete o CD con la presentación, a veces películas en VHS o DVD.
Equipos: computadores, equipos de VHS, DVD, Rotafolio, Video Proyectores de alta resolución en doble pantalla, Retroproyectores.

8. Videoconferencias

Objetivo: Transmitir información por cuenta de un experto que se encuentra en un lugar remoto de la sede de la audiencia.
Audiencia: Personas que por una razón u otra no pueden trasladarse al lugar del orador o viceversa.
Motivación de la audiencia: por lo general pertenecen a una organización o institución y es de su interés interactuar con el ponente.
Preparación: La mayor preparación que requiere este tipo de reuniones es la técnica. La selección del proveedor de la señal y equipos de videoconferencia, los medios audiovisuales por donde se verán, son las claves más importante para el éxito de estas reuniones.
Medios: El discurso del orador y las preguntas o comentarios de los interlocutores. A veces puede transmitirse data a través de la video conferencia.
Equipos: Cámaras de Video conferencia, Showstation, Televisores de 27” en adelante o proyección en pantalla. .
Duración: Este tipo de esfuerzo no vale la pena realizarlo si la sesión durara menos de 1 hora, por lo general llega a extenderse de 2 a 4 horas.